Het kan voor veel bedrijven een frustratie zijn: er zijn allerlei verschillende versies van documenten in de omloop, en dan moet u gaan uitzoeken welke de juiste is. Soms kan dit onduidelijk zijn, want er wordt verder gewerkt in verkeerde versies en documenten worden aangepast. Het is het handigst om met één versie te werken, zodat al uw medewerkers de goede versie hebben. Om dit te bereiken is een goede Document Management oplossing nodig, die alle versies overzichtelijk op een rijtje zet en distribueert. Maar ook het beheren van ingekomen stukken is erg gemakkelijk met een Document Management systeem, want deze zijn makkelijk te archiveren en te verspreiden.

Uw documenten beheren met Document Management

Het belangrijkste doel van een Document Management systeem is het beheren van uw documenten. Dit beperkt zich niet alleen tot het organiseren van verschillende versies van documenten, maar ook specifiekere taken. Denk aan het beheren van contracten, waarbij u ook herinnert wordt aan contracten die bijna verlopen. Zo komt u nooit voor verassingen te staan. Maar ook integratie met uw betalingssysteem is mogelijk, zodat u betaalde facturen gelijk kunt archiveren. En natuurlijk wordt u herinnert aan niet-betaalde facturen, zodat u ook daar nooit voor verassingen komt te staan. Klantencorrespondentie kunt u ook integreren met uw systeem, zodat alle communicatie met de klant op één plek te vinden is. Zo kunt u snel zoeken in uw correspondentie, en wordt uw communicatie naar de klant duidelijker.

Binnengekomen stukken

Een ander belangrijk onderdeel van het Document Management systeem is het digitaliseren van uw binnengekomen stukken. Met een goed systeem scant u gelijk alle documenten in, waarna u ze kunt archiveren. Doordat de stukken dan gelijk in het systeem staan is het mogelijk om ze snel te verspreiden binnen uw bedrijf en kunnen al uw medewerkers er makkelijk bij.